文書の書き方

2016.03.14  

知っておきたい一般常識 -はがきの種類に応じた書き方とマナー-

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知っておきたい一般常識 -はがきの種類に応じた書き方とマナー-

はがきは手軽に使える郵便物として、多くの人に利用されています。年賀状や暑中見舞いなどをはじめ、他人から受け取るだけでなく、自分ではがきを書くことも多いはずです。このように、身近な郵便物として利用されているはがきですが、書き方を間違えると相手から「常識がない」と思われてしまうかもしれません。

はがきには一般的なはがきだけでなく、往復はがきや返信はがきなどの種類があります。中には、普通のはがき以外あまり使ったことがない人もいるかもしれません。
いざというときに困らないよう、はがきの書き方やマナーはしっかりと理解しておきたいですよね。

今回は、一般的なはがきの書き方についてご紹介します。

はがきの宛名の書き方

まずは、はがきの住所や宛名の書き方、縦書き、横書きに分けて見ていきましょう。

はがきの住所の書き方

はがきの住所の書き方目上の相手や取引先などに送る際、ほかの都道府県の場合は都道府県名から記入します。住所は基本的には省略せず、正確に記入してください。縦書きでは、番地の数字を漢数字で書くのがマナーです。省略すると、失礼な印象を与えることがあるので注意しましょう。

縦書きは、郵便番号の小枠の右側2つに中心をあわせると、バランスよく書くことができます。ビル名やマンション名は、省略せず住所の文字よりひと回り小さく、段落を変えて書いてください。

はがきの宛名の書き方

氏名は住所より大きめの文字で書きます。郵便番号の大枠の中心の位置にあわせると、バランスよく書くことができます。家族や会社など複数人宛で書く場合は、それぞれの名前に敬称を付けます。名前を書き切れないほど人数が多いときには、「〇〇御一同様」と記載してください。

個人宛で送るはがきでは、社名・部署名に敬称を付けず、名前のみに敬称を付けます。肩書きを入れる場合も、肩書きには敬称を付けません。会社名宛で送る場合は、会社名に「御中」を付けましょう。

宛名の書き方

はがきの差出人の書き方

差出人の住所と名前は、一般的に表面に記入します。ただし、裏面に記入しても特に問題はありません。

縦書きの場合

切手幅か郵便番号枠の幅内に収めるようにしましょう。子どもが生まれて家族が増えたときは、子どもの名前にふりがなを振ると親切ですよ。

横書きの場合

切手を左上に貼り、切手の1~2cm下から住所を書き始めます。番地の数字には、算用数字がマナーです。差出人は、はがきの下右寄りに書きます。このとき、相手の住所や名前より小さい文字で記入するのがポイントです。

差出人の書き方

往復はがきの書き方

往復はがきとは、往信用のはがきと返信用のはがきがひとつづきになった郵便はがきです。往信時は往信の宛名面が表になるように折り、返信時は返信用のはがきを切り離して送ります。

返信はがきの書き方

返信の宛先は、そのはがきが戻ってくる宛先です。そのため、返信して欲しい宛先を書いて送りましょう。宛名は送り主(自分)の場合も多いので、宛名の敬称は省き、名前の下の左寄りに「行」や「宛」を少し小さい文字で書き添えます。返信の文面には、先方から返信していただく内容を書いておきましょう。回答しやすいように、簡潔なレイアウトを作ることが大切です。

往信はがきの書き方

宛名面の書き方は、基本のはがきの書き方と同じです。往信の文面は先方に残るもので、あいさつ文と知らせたい内容を記入します。

往復はがきの書き方

返信するときのマナー

往復はがきをもらった人は、返信はがきのマナーとして宛名の「行」や「宛」を斜線で消し、改めて敬称を書き加えましょう。個人宛の場合は「様」、会社、部署の場合は「御中」と記入します。自分への敬称の「お名前」「御芳名」「ご住所」などの「お」「御芳」「ご」は消し、できるだけ早めに返すようにしてください。

往復はがきのマナー

往復はがきは、往信の宛名が外側になるように折って送ります。折っていないと、往復はがきとみなされません。
折らない「往復はがき」というものがありますが、これは印刷するときに折っていない状態で印刷するもので、たくさん印刷するときに便利です。ただし、郵便として送る場合は2つ折りにして送ってくださいね。

日頃から手軽に利用しているはがきにも書き方や印刷にマナーがあります。いざというときに困らないよう、また、相手に失礼のないはがきを送るために、はがきの基本的な書き方は覚えておきたいですね。

おまけ|宛名面の印刷のコツ

はがきの宛名は、手書きだけでなく印刷する機会もありますよね。企業・店舗のダイレクトメールは送付数が多く、印刷頻度も高くなります。ここで少し、はがきの宛名印刷の方法について見ていきましょう。

まず個人でも利用できる方法として、Wordの「宛名印刷機能」があります。Excelで住所録を作っている人なら、差し込み印刷機能を使い、住所録データを読み込んで宛名を作成できます。そのほかに、年賀状作成用ソフトなどあらかじめ印刷機能が設けられているフリーソフトを使用するのもひとつの方法です。

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