文書の書き方

2015.10.15  

知って得するビジネスマナー-封筒の宛名の書き方-

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知って得するビジネスマナー-封筒の宛名の書き方-

封筒に宛名を書くとき、その書き方にはさまざまなマナーがあります。特にビジネスシーンや格式のある場面では、宛名の書き方にもしっかりと気を配っておきたいですね。マナーを知らずにいると、知らないところで恥ずかしい思いをしているかもしれません。

今回は、封筒の宛名に関わる基本的なマナーについて学んでいきましょう!

宛名を書く位置

まず宛名を書く上での注意点として、「宛名を書く位置」が挙げられます。

宛名を書く

宛名の配置は、横書きでも縦書きでも変わりません。封筒の真ん中に配置されるように書くのがマナーです。そして大切な書き始めですが、まず住所に対して一文字分の余白を空けてから書き出してください。

左の図は横書きの例です。このように住所と並べた際に一文字分の余白を空けることにより、全体的なバランスが整って綺麗に書くことができます。

尚、ビジネスシーンにおいては、名前の他に社名を併記することとなります。その場合、まず下の書き方を参考にしてください。

先ほどと同じく、まず住所に対して一文字分の余白を空けて社名を書き出します。名前は、さらにその下へ余白を空けて書き出してください。

もし部署名も書く場合、横書きなら社名の右もしくは名前の左、縦書きでは社名と名前の間に加えます。また、社名のみを宛名とする際には、必ず社名の後に「御中」と添えてください。

同じ住所に連名で書く場合

年賀はがきや知人家族に宛てた手紙など、同じ送り先でも宛名が複数という場合があります。そうした際には、封筒の宛名を連名で記入してください。

家族内の複数名に宛てたものは、まず世帯主の名前から書くのが一般的です。その次に世帯主の配偶者、さらに子供と続けてください。

左の図のように、苗字は先頭のみに記載します。このとき、名前の位置を合わせて書くことが大切です。

しかし封筒のサイズによっては、全員の名前を書くことが難しい場合があります。だからと言って、名前が小さすぎては失礼に当たります。もし名前が書ききれない場合には、以下のように書いてください。

左の図のように世帯主の名前のみ書きます。その下は「ご家族様」と書けば、省略しても失礼になりませんよ。

ただしビジネスシーンの場合は、たとえ苗字が同じでも決して上記のような連名記入をしてはいけません。この違いについては、くれぐれも注意が必要です。ビジネスシーンでは、双方の名前をしっかりと書きましょう。

尚、ビジネスシーンにおいて連名で宛名を書く場合は、必ず役職の高い人物の名前から先に書くようにしてください。敬称については後述にて説明します。

さまざまな敬称について

封筒に宛名を書くとき、送る相手やシーンによって「敬称」を使い分ける必要があります。ここでは、敬称の書き方について例を合わせながらご紹介します。

個人に宛てる場合【様・殿】

年齢や性別、社会的地位に関わらず、名前の後に付ける敬称として広く常識となっているのが「様」です。

尚、「殿」は公的な文書において使用されることが一般的ですが、近年では格下または同格の相手へ使用する敬称としても馴染みつつあります。

特別な個人に宛てる場合【先生】

一般的に教員や弁護士、医師、講師、会計士、議員など、「先生」と呼ばれることのある人物に宛てた場合に使用します。

役職がある場合

ビジネスシーンにおいて、相手に役職がある場合があります。そうした際は名前だけでなく、封筒の宛名にもその役職をしっかりと書いてください。尚、書き方には下記のように3通りあります。

  • 「株式会社○○ 営業部長 佐藤 太郎 様」
  • 「株式会社○○ 営業部 佐藤 太郎 部長
  • 「株式会社○○ 佐藤 太郎部長 様」

A社在中のB社人物に宛てる場合【気付】

技術支援などで別会社に在職している人物へ宛てた郵便物では、通常と少し違った書き方になります。まず別会社(実際に送り先となる会社)名を書き、その後に「気付」と添えてください。その下に、実際の所属社名と名前を書くのがマナーです。

また、出張などでホテルに滞在している人物に宛てる場合にも、これと同様の方法を用います。書き方は下記の通りです。

こうした書き方は、あまり馴染みがないという方が多いかもしれません。しかし、いざ必要となる際に失礼にならないよう、しっかりと書き方を覚えておきたいですね。もし一方の社名のみで書いてしまうと、相手に対して失礼になります。

まとめ

普段から何気なく使用している封書の宛名書き。格式を重んじる日本では、宛名の書き方ひとつからも差出人の人格を判断されてしまうことさえあります。知らない間に悪い印象を持たれてしまわないよう、ここで取り上げた書き方を覚えておいてくださいね!

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