イベントや展示会の集客方法としてまず挙げられるのが、案内状や招待状といった開催を知らせるツールの活用です。しかし同じツールを用いてもその内容によって集客効果は大きく異なります。
今回はイベントや展示会の案内状・招待状の書き方について、例文を交えて解説していきます。
例文に学ぶ案内状・招待状の書き方
イベントや展示会の開催には必ず必要な案内状・招待状。しかし、イベントや展示会に初めて参加する場合や、案内状や招待状を初めて出すという場合には、どのように書けば良いのか分からない方もおられるのではないでしょうか。
そのような場合にはまず例文を読み、例文から書き方を学びましょう。実際に書くべき内容はイベントや展示会によって異なりますが、例文をベースに組み立てていくことで案内状や招待状が書きやすくなるはずです。
なお、以下の例文では割愛しましたが、文頭に時候のあいさつを加えたり、頭語と結語（拝啓-敬具、謹啓-謹白）を添えることもビジネスシーンでは大切です。
また、ひと目で案内状・招待状と分かるよう、例えば「展示会のご案内」というような件名（タイトル）を必ず記載するようにします。
では、展示会と発表イベントの案内状を例にみていきます。
展示会の案内状例文
皆さまにおかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび私共は展示会『●●●』に出展させていただき、新商品『○○』を展示いたします。
なお、展示会では実際の商品をご体験いただけるブースをご用意し、商品開発の背景から、導入した新技術に至るまで、開発担当者からご説明させていただきます。
日頃よりご愛顧を賜っております皆さまにぜひともお越しいただきたく、ご案内申し上げます。
複数企業の集まる展示会へ出展する際の案内状の文例です。展示内容だけでなく出展する展示会名を伝えることがポイントとなります。
もともと関心があり参加を検討していた展示会なら、この案内状をきっかけとして足を運んでもらえるかもしれません。もちろん、自社がそこで何を展示するのかも詳しく記載しておきましょう。
発表イベントの案内状例文
日頃は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
皆さまにおかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび弊社では▲月▲日、新製品『●●●』を発表させていただく運びとなりました。本製品は独自に開発した新技術を採用しており、従来の製品と比較し、大きく軽量性・携帯性の向上に成功いたしました。
皆さまのご期待に沿うものと確信し、以下要領にて発表会を開催いたします。
発表会では製品に関するご紹介とともに、実機展示のブースも設けております。
ご多用中誠に恐縮ではございますが、ぜひともご来臨賜われれば幸いでございます。
こちらは自社独自の発表イベントの案内状の例文です。展示会とは異なり自社の発表だけのために足を運んでもらうため、よりイベント内容の魅力を明確に伝えることがポイントです。
上記の例文では新製品について、その特長や優位性について記載しています。実際に製品をぜひ見てみたいと感じてもらうことが目的です。
種別に見る郵送物の用途や効果
イベントや展示会で案内状や招待状、ダイレクトメールを送ろうと決めたら、次は郵送物の形態を決めます。
ダイレクトメールとは企業や店舗が特定の会員や顧客に対して送る情報等を言います。イベントや展示会の招待客に直接郵送されるダイレクトメールは、開封率が高い郵送物といえます。
あらかじめイベントや展示会内容に興味を持ちやすい層を絞り込み郵送することで、高い確率で目を通してもらえるでしょう。
ここでは案内状や招待状、ダイレクトメールとして代表的な郵送物について、その用途や期待できる効果などをご紹介します。
はがき／ポストカード
はがきやポストカードはイベント案内のダイレクトメールとして最も良く用いられます。送付しやすく、コンパクトに情報をまとめられる点が特長です。また、圧着式のダイレクトメールなら同じサイズ感でも、情報量を増やすことができます。
割引やプレゼント交換等、はがきを持参してもらうための特典を設けると集客率がさらに高まります。
封筒
商品・製品案内など、情報量が多い場合は、資料一式を揃えて封書で案内を送付します。
封筒には自社名やイベント名を名入れすることで、信頼性にもつながるでしょう。
また、封筒スペース部分にイベントや展示会の日時、内容が分かる情報を記載しておけば、開封率が高まります。透明な封筒を使い、中身が見えるようにして興味を引き立てるといった工夫をすることもあります。
封書の場合、内容物の封入・送付にコストがかかります。特に大量の発送は多くの時間・労力を費やしますので、効率を重視するなら専門の業者に依頼するのもひとつの方法です。
なお、取引先の方と顔を合わせる機会が多い場合は、案内状や招待状を持参するのも良いでしょう。持参する場合も、郵送と同じ形式で構いません。
持参と同時に、イベントや展示会についてその場でより詳しい情報をご案内できる点が、最大のメリットです。わざわざ持ってきてくれたから、せっかくなので行ってみようかなという気持ちを引き出すことができます。
まとめ
案内状や招待状の書き方、郵送物の種類によって、得られる効果は大きく変わります。郵送物の特徴をよく理解し、イベントや展示会の規模や内容、ターゲットに合った郵送方法を検討しましょう。
最適なツールを活用し、集客の見込める案内状や招待状の作成を目指してください。
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