文書の書き方

2015.12.18  

知って得するビジネスマナー -ビジネス用封筒の書き方-

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知って得するビジネスマナー -ビジネス用封筒の書き方-

日常生活のなかで、おそらくほとんどの人が利用したことがある封筒ですが、一般的な封筒のほかに企業で利用されている「ビジネス封筒」があります。

用途こそ同じですが、宛名や差出人等の書き方を誤ると、恥をかいてしまうかもしれません。そうならないためにも、封筒の書き方に関するビジネスマナーを理解しておきたいですよね。

今回はビジネスに用いられる封筒の種類や書き方について、詳しく解説していきます。

ビジネス封筒の種類と特徴

封筒の写真

同じ封筒でも、ビジネス用のものにはさまざまな種類があります。
一般的に用いられる封筒では縦書きのものを良く見かけますが、ビジネスシーンでは横書きの封筒も多く利用されています。封筒の大きさも、A4サイズのような大型書類の入るものがよく使われていますよね。

また、封入物に印字された宛名が見える窓付きの封筒もあります。窓付き封筒の場合、手書きで封筒に宛名を書くことが不要なのでビジネスではよく利用されています。

ビジネス用封筒では、会社名や役職名など一般郵便とは異なる封筒の宛名項目もあります。こうした宛名の書き方も、使用する封筒に応じて覚えておくことが大切です。

宛名表記の注意点

それでは実際に、ビジネス用途での封筒における宛名の書き方を解説していきます。ここでは、「縦書き」「横書き」に分けて見ていきましょう。

縦書き

縦書きの場合の宛名の書き方

封筒上部に郵便番号、右端に住所を記載します。ビル名は段落を変えて書いてください。番地は漢数字で描くのがマナーです。

企業名の書き方は、ちょうど真ん中に位置するようにしてください。ただし特定の部署・人物へ送る場合には、封筒の中心に「企業名」「部署名」「役職名」「人物名」を4列で書くよう心がけます。役職名は、人物名の上に添えても構いません。
これら4項目の文字は、人物名>企業名>部署名>役職の順に大きく書いてください。

横書き

横書きの場合の宛名の書き方

ビジネスでよく用いられる横書き封筒では、まず左上に郵便番号を記載し、その下に住所を書きます。宛名を書く順序や大きさは、基本的に横書きと同じですが、番地は英数字で書くのがマナーとなります。横書きはビジネスでよく使われる封筒なので、しっかりと覚えたいですね。

なお、封筒の宛名は、縦書き・横書きに共通する注意点があります。

敬称について

一般の封筒では、宛名の最後に「様」と添えて送るのが一般的です。ビジネスにおける封筒の書き方として、特定の人物に向けた封筒(人物名が宛名に書かれている)ならば、同じく「様」の表記で構いません。
ただし封筒の宛名が会社名だけの場合には、「様」ではなく「御中」としましょう。これは、部署名が宛名となる場合でも同様です。

そのほか、確認しておきたいポイント

封筒の書き方について、ビジネスシーンではほかにも押さえておくべきポイントがいくつかあります。マナー違反で恥ずかしい思いをしないように、しっかり覚えておきましょう。

差出人名・住所は裏面に書く

差出人の書き方

封筒の宛名は会社名などを表側に書きますが、差出人の会社名や氏名、住所は反対の裏面に記載します。
ただしビジネスで利用する封筒には、あらかじめ社名や住所などが印刷された封筒を使うことが多いです。その場合は、別で差出人を書く必要はありません。社名の横に苗字などを書くとより親切ですね。

封筒の中身について書いておく

封筒への内容表記

「請求書在中」「契約書在中」「見積書在中」などの内容表記は、赤字で記載します。
一目見て封筒の中身が分かれば、重要書類をすぐに処理してもらえますし、初めての取引などでなじみのない企業では、ダイレクトメールと間違われてしまうリスクも避けられるはずです。こうした内容表記はスタンプもよく用いられていますので、負担にならない方法を選んでください。

ここで取り上げた2点は、封筒が横書き・縦書き問わずビジネスで押さえておきたいマナーです。企業で使用している封筒あるいはツールなどによって対応は異なるため、あらかじめ確認しておくと安心ですよ。

まとめ

いかがでしたか?封筒の書き方といっても、ビジネスとプライベートでは書くべき内容やマナーが異なります。ここで取り上げた事項は基本ですので、理解しておいてください。

例えば、封筒の宛名に会社名や役職名が書かれていなければ、相手に不快感を与えてしまいます。それだけでなく、手元に重要な書類が届かない可能性もあるのです。もし契約書など機密情報の書かれた書類ならば、紛失あるいは誤った相手に届くことが大問題に発展することもあります。

なお、封筒にはできるだけ部署名や役職などの細かな宛先を書くのがベストです。相手企業に封筒が届いても、担当部署が分からず処理に時間がかかる可能性も考えられます。

身近な封筒だからこそ軽く考えず、この機会にビジネスに必要な封筒の書き方を覚えておきたいですね。

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