文書の書き方

2015.09.30  

知って得するビジネスマナー-封筒の書き方-

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知って得するビジネスマナー-封筒の書き方-

担当スタッフ印刷のウエーブをご利用いただきありがとうございます。ブログメンバー李です。
まもなく10月に入りますね。朝晩はずいぶんと涼しくなりましたね。昼間はまだ暖かい日も多く長袖だと眠くなってしまうので、私はまだ半袖のままです。季節の変わり目ですので体調管理には注意していきましょう!今回のテーマは封筒の書き方についてです。

知って得するビジネスマナー-封筒の書き方-

ビジネスシーンからプライベートまで、手紙を書く場面は実にさまざまです。その際、封筒を使用する機会も多いと思います。
封筒には縦書きと横書きという2つのタイプがあり、そこに宛名や住所を書きます。しかし書き方は自由ではなく、ちゃんとしたマナーがあります。封筒の書き方で恥ずかしい思いをしたり、先方に失礼になったりしないために、今回は封書を送る際のマナーやルールについてご紹介いたします。

縦書きと横書きの違いとは

封筒の書き方として、縦書きと横書きの使用に決まりはありません。しかし一般的には、ビジネスシーンで取引先へ送る郵送物や目上の人に対する手紙などは、縦書きの方が丁寧な印象を与えることから好まれています。例えばお礼状などは、縦書きで送るようにすると印象も良いですね\(・ω・)

一方で横書きは、親しい仲にある人に対して送るときに好んで用いられる封筒です。そのため、縦書きはビジネスシーンや格式のある場合、横書きは親しい仲の人への手紙と使い分けておくといいですね!

尚、縦書きの文書を横書きの封筒に入れたり、あるいはその逆であったりすることは、よくないとされるので避けたいですね!

縦書きの宛名、裏面の書き方は?

それでは具体的な書き方について、まずは縦書きの封筒から見ていきたいと思います。

縦書きの場合<宛名>
まずは、住所を右上から書き出します。縦書きの封筒では、郵便番号の記入枠が設けられている場合が多くなっています。文字は郵便番号の下へピッタリくっつけて書くのではなく、一文字分の余白を空けて書き出してください。

注意したいのは、住所をできるだけ2行で書くことです。2行目は1行目の真ん中あたりから書き出すと、視覚的に綺麗になります。そして、住所の番地はしっかりと漢数字で書きます。さらに名前は、封筒の中央に大きく書き出してください。このとき、名前は住所の1行目より少し下げた位置にすると、全体のバランスが整って見えます。

ビジネスシーンでは、必ず先方の会社名を明記することになります。社名は「(株)●●」と略さず、しっかりと「株式会社●●」と明記しましょう。さらに部署名がわかっている場合には、省略せず併記するのがマナーですよ。

縦書きの場合(裏面)<裏面>
まず、中央から見て右上に日付を書きます。差出人の住所と名前は真ん中から見て左下に、宛名よりも小さな文字で書きます。郵便番号は、住所と氏名の上に横書きで書いてください。

封筒の裏面で大切なのは、「封字」を書くことです。封字とは、封筒の封の境目に書かれる「〆」や「封」という文字。これは、「確かに封をしました」という印となります。特にビジネスシーンにおいては、重要な書類を取り扱う場合もあるのでしっかりと書いておきたいですね!

横書きの宛名、裏面の書き方は?

次は、横書きの封筒についての書き方です。

横書きの場合<宛名>
横書き封筒の場合、基本的には縦書きでご説明した書き方を、そのまま横書きに当てはめることになります。まず住所は、適度な余白を空けて左上から書き始めます。2行目は1行目の真ん中から書き出します。
名前は封筒の真ん中に配置されるように書き、書き始めは住所に対して一文字分右にずらしてください。尚、縦書き同様に、社名と部署名は省略しないよう気をつけましょう。縦書きと異なる点として、横書きでは漢数字ではなく、算用数字を使用しても構いません。

横書きの場合(裏面)<裏面>
縦書きとは異なり、差出人の住所と氏名は真ん中に書きます。このとき、横書き封筒の横幅を3等分し、真ん中に1/3のサイズで収まるように書くと綺麗に整いますよ。日付は、左側の真ん中よりやや上部に書きます。

横書き封筒には、封字をする必要性はないとされています。もちろん封字しても問題はありませんが、好きに使い分けて大丈夫です。尚、封字について祝い事に関する封書では、「祝」や「寿」といった漢字を用いることが多く見られます。

英語での封筒の書き方

日本語と英語では、封筒の書き方が異なります。住所や氏名をまったく逆から書くことが最大のポイントです。
日本語で書く場合は、まず住所から書き出します。しかし英語では、まず名前を先に書くことになるのです。そして英語の封筒では、住所を番地から書くこととなります。

英語の場合

英語の封筒では、上記のように書くのが一般的となっています。

英語の場合には縦書きでも横書きでも、宛名や住所を横書きで書きます。基本的に封筒に対して左上に書くようにし、切手は右上に貼ります。差出人氏名や住所などは日本語と同じく裏面に記入し、配置は右下に表面と同じように書いてください。

英語の封筒で差出人氏名を記入するときには、差出人氏名にも「Mr.」や「Ms.」といった敬称をつけます。特に日本語の氏名は、相手が男性なのか女性なのかを判断しづらいため明記が必須です。

封筒は、その書き方ひとつで差出人から受ける印象が変わることもあります。基本的な書き方のマナーを覚え、相手に失礼とならないよう心がけたいですね。

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