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2017.12.26  

セミナー・講演会で発生する資料、その配布に適したツールとは?

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セミナー・講演会で発生する資料、その配布に適したツールとは?

セミナーや講演会では、チラシやパンフレットなどたくさんの資料が配布されます。

セミナーや講演内容に関する資料だけでなく、例えば協賛企業のパンフレットや関連イベントのお知らせなど、これまでセミナーや講演会に参加した際に、山ほどの資料を抱えて帰宅したという経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

配布資料は、

  • まずは会場内で受け取ってもらい持ち帰ってもらうこと。
  • さらに持ち帰った後に再度中身を見直してもらうこと。

この2点がポイントとなります。

今回は資料の配布に関する注意点や配布に適したツールについてご案内いたします。

当日のプログラム

プログラムを見る

セミナーや講演会で必ず配布されるものがプログラムです。会場への入場後、来場者がプログラムを眺めている姿はセミナーや講演会ではよく見られる光景ですね。

イベントプログラムは、当日の流れや登壇者、内容などが記載されているため、来場者に目を通してもらえる可能性が高い資料と言えます。

プログラム作成のポイント

プログラムには必要な情報のみを記載します。『1枚で分かりやすく』を基本として、セミナーや講演会に参加するうえで必要最低限の情報にフォーカスすることが重要です。

<記載例>

  • 登壇者名とプロフィール
  • セミナーや講演会のテーマ、概要
  • 開始から終了までのタイムテーブル

上記の様に、参加者にこれから始まるセミナーや講演会に興味を持ってもらうことが一番の目的となります。また、同時に複数のセミナーや講演会を開催している場合、他のセミナーやイベントにも興味をもってもらえるかもしれません。

プログラムは、開始直前の確認資料と位置づけて記載内容を検討すると良いでしょう。

チラシやパンフレット・ノベルティなどの資料はまとめて配布

イベントや講演会では、各社の資料やチラシ・パンフレットなど何かと持ち帰る資料が増えるものです。

カバンに入れて持ち帰るとはいえ、皺になったり折れ曲がったりすれば、その後は読んでもらえない可能性が高くなります。

資料サイズのポイント

サイズは可能な限り、A4サイズ以内で作成します。A4サイズよりも大きなサイズにしてしまうと、カバンに収納できず、折り曲げて持ち帰ることになります。

書類のサイズはA4以下で

商品やサービスが多数あるなど情報量が多い場合は、複数のチラシではなく、冊子やブックレット・パンフレットにまとめます。冊子やパンフレット状になっていれば保存性も高まり、後に読み返したり、社内で回覧もしやすくなります。

自社の他にも協賛企業がある場合には、事前にサイズ規定を設けて伝えておくと安心です。

資料・ノベルティ配布のポイント

資料だけに限らず、ペンやステッカーといったノベルティ類が配布されることもあります。

資料と合わせてノベルティを配布する場合や、チラシやパンフレットなど配布資料が複数枚、複数種類ある場合は、クリアファイルやポケットフォルダ、袋・封筒などにまとめて封入し配布します。

袋・封筒などにまとめて入れて配布

中でもクリアファイルは実用的で、イベント等が終わっても使ってもらえる機会が多いグッズです。企業ロゴやサービス名などを印刷しておけば、宣伝効果が持続します。

セミナー向けに印刷した資料は、必ずしも会場内だけで見られるものではありません。会社や自宅で読み返したり、社内で回覧することなどを考慮し、配布ツールをうまく活用してみてください。

まとめ

セミナーや講演会・展示会は、内容を見聞きする場です。その会場で配布される資料は、会場内での閲覧のみを目的とするものではありません。会場を出たあとに読み返してもらうことも大きな目的となります。

資料を受け取って「邪魔だな」「持ち帰るのが面倒だな」などと思われないよう、資料の中身や配布方法などを検討してください。その工夫は、宣伝効果や販促効果のアップにつながるはずです。参加者の立場から考え配布する資料にも工夫をすると、「来てよかった」と思えるセミナーや講演会になるはずですよ。

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