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2021.06.04  

誤字脱字を見逃さない!文章確認方法

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誤字脱字を見逃さない!文章確認方法

担当スタッフ印刷のウエーブをご利用いただきありがとうございます。
春から夏に向け日差しが強くなってきましたね。
新社会人の皆さまも会社には慣れた頃でしょうか。
初めてのビジネスメールや資料作成、報告書の作成も体力を使いますよね。
そして、完成後に見つける誤字脱字。あんなに注意して何度も読み返したのに!と思う気持ち、とてもわかります。

今回は文章校正やデータ確認で間違いを見落とさない方法をいくつかご紹介してまいります!

ショートカットキーで文章の誤字脱字オンパレードから脱却!

文章作成では、タイプミスや変換間違いで誤字脱字をしてしまうことが多いです。この場合は、一度作成した文章を読み返すことが基本です。

データ作成の場合は、原稿と合わせて読み込み、その後複数人でチェックすることが通常の流れとなります。読み返して間違いを発見できれば問題なし!しかし、それでも間違いを見落としてしまうことだってもちろんあります。その時は、ショートカットキーを使って間違いを潰していくことがおすすめです。

ショートカットキー
使用キー:[Ctrl]または[⌘ command] +「F」

使うキーは、ページ内検索。 [Ctrl]または[⌘ command] を押しながら、同時に「F」を押します。この機能はメール、メモ帳、ワード、エクセル、パワーポイント、ブラウザなど様々なアプリケーションで使用できます。
キーを押すと、検索窓が現れるのでその中に正しいワードを打ち込むと、文章がマークされます。単語を検索にかけてマークされなかった=間違っているという確認ができます。日付や時間、名称、氏名など絶対に間違えてはいけない情報の確認におすすめの方法です。

キーワード検索

ツールを使って文章を確認!

Wordやメモ帳など文章作成アプリケーション内にも、スペルチェックや校閲ツールが搭載されています。このツールをうまく使うことで、事前に文法やスペルミスを防ぐことができますよ。

文章作成アプリケーションの校閲機能を使う

タブの上部にある校閲というツールを使用します。誤字の確認だけではなく、翻訳、音声読み上げなど便利な機能があるのでおすすめです。

校閲からスペルチェック

校閲からスペルチェックを選択すると、ワード内に打ち込んでいる文章で誤っていると判断される文章が出てきます。表示された文章を修正し、修正ボタンを押すと反映されます。
赤色の線は誤字やスペルミスとして表示されます。

オンライン上の校閲ツールを使う

アプリケーションの他にも無料で使えるオンラインツールもあります。ら抜き言葉文法スペルチェックなど様々な確認項目を選択できるツールもあるため、使いやすいツールで文章確認がおすすめです。

確認時間はしっかりと!刷り出して見つける

印刷物の場合は、印刷工程へ進んでしまうと修正ができないため念入りに文章確認・校正を行います。その際確認に費やす時間は惜んではいけません…。
急がば回れ、しっかり時間をかけて確認した方が修正もなく、スムーズに印刷へ進みます。

刷り出して1文字ずつ確認する

方法としては、原稿と作成データを刷り出して1文字ずつマークする方法がおすすめです。単語や文節で区切りながら確認していくと、文章構成・誤字脱字などの確認ができます。また、マークした箇所を目視できるので、確認抜け防止にも役立ちます。

最後の確認は時計回りでぐるっと確認!

確認は外側から時計回りにデータが完成した後にも仕上げの確認を習慣にすることが大切です。データの外側から時計回りにぐるっと見直すと、データのサイズ・塗り足し・内容と順に確認することができるのでおすすめです。
メールなどでも宛先・添付データ・内容と順に確認できるので様々なシーンで使える確認方法となります。

どうしても間違う!それはきっとタイポグリセミア現象

何度も何度も確認をして、完成したデータでも誤字脱字が見つかってしまった場合…。自分を責めてしまうこともありますが、それはタイポグリセミア現象で見落としてしまったのかもしれません。タイポグリセミア現象とは、文字が1文字ずつズレていても脳内で補正し文章として読めてしまう現象のことです。

こにんちは、あたたくかていい天気ですね。今日もがばんりましょう。

上記の文章、パッと見て違和感なく読めてしまいますよね。でも、よーーーく見るとひらがなの部分がズレています。タイポグリセミア現象は、単語の始めと終わりが正しいものになっていれば、脳内で補正されます。さらに日本語では、6文字前後の単語に発生しやすいとも言われているため、単語が間違っていても見落としてしまう可能性があります。

どうしても誤字を見逃してしまった時には、この現象があったと考え次に活かすということも大切です。次回は見間違えた単語は見逃さない、などコツコツと経験値を積んでいきましょう!

文章の確認には、自分に合った確認方法と習慣付けが重要です。それぞれに合った確認方法をお試しいただき、誤字脱字脱却のお役に立てれば幸いです。

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